E-Rechnungen

Elektronischer Rechnungseingang

Ab dem 01.01.2027 gelten neue gesetzliche Vorgaben für den elektronischen Rechnungsverkehr.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ihre automatische und elektronische Verarbeitung muss möglich sein. Der Rechnungsstandard für die elektronische Rechnung ist die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung.

Rechnungen elektronisch übermitteln:

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Per E-Mail:
    Für elektronische Rechnungen (PDF, XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen) hat das Landratsamt Hohenlohekreis die zentrale E-Mail-Adresse Rechnungen@Hohenlohekreis.de eingerichtet. Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet.
  2. Über Service-BW:
    Elektronische Rechnungen (XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnung) können dem Landratsamt Hohenlohekreis unter Angabe der Leitweg-ID 08126-A5487-87 über das service-bw Portal des Landes Baden-Württemberg zugestellt werden.

Rechnungsadressierung:

Bitte senden Sie uns Ihre PDF-Rechnungen an folgende Adresse: 

Landratsamt Hohenlohekreis
Fachamt XX (Beispiel: Straßenbauamt)
Fachamtskennung (Beispiel: HOKxxxxx)
Allee 17
74653 Künzelsau

Zuständigkeiten mit Fachamtskennungen:

Innerhalb der Rechnungen ist die Fachamtskennung zwingend anzugeben. Die Fachamtskennung erhalten Sie von der bestellenden Person des jeweiligen Fachamts.

Fachämter:

  • Behördenleitung: HOK10000
  • Büro des Landrats: HOK10100
  • Amt für Gebäudemanagement: HOK21000
  • Amt für Kreisschulen und Bildung: HOK42000
  • Amt für Ordnung und Zuwanderung: HOK51000
  • Straßenbauamt: HOK60000

Bei Rechnungsstellungen mittels XRechnung geben Sie die Fachamtskennung im Feld BT-51 oder „BuyerAddressLine2“ ein.

Bei Rechnungsstellungen mittels ZUGFeRD geben Sie die Fachamtskennung in das Feld „ApplicableHeaderTradeAgreement_BuyerTradeParty_PostalTradeAddress_LineTwo“ ein.  

Falls ein Fachamt in dieser Liste noch nicht aufgeführt ist, wurde dieses Amt noch nicht auf den elektronischen Rechnungseingang umgestellt. Die Rechnungen können dann wie bisher ohne Angabe einer Fachamtskennung dem Landratsamt Hohenlohekreis zugestellt werden.

Für digitale/elektronische Rechnungen gelten folgende Voraussetzung:

  • Pro E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten sein.
  • Anlagen zur Rechnung sind eigene Dateien in den Formaten PDF bzw. PDF/A in derselben E-Mail.
  • Akzeptiert werden Rechnungen im Format PDF und PDF/A, sowie Rechnungen, die dem Standard ZUGFeRD oder XRechnung (XML) gemäß EN 16931 entsprechen.
  • Dateiname:
    • Wenn die E-Mail nur einen Dateianhang enthält, dann ist der Name der Datei irrelevant.
    • Wenn mehr als eine Datei der E-Mail angehängt ist, muss das Rechnungsdokument das Wort „Rechnung“ enthalten. Beispiel: Rechnung_123.pdf, Anlage1_123.pdf, Anlage2_123.pdf
    • Der Dateiname der Anlagen muss zwingend den Name "Anlage" enthalten. Beispiel: Rechnung_123.pdf, Anlage1_123.pdf, Anlage2_123.pdf
  • Die PDF-Dateien dürfen nicht verschlüsselt und nicht passwortgeschützt sein.
  • Im Text der E-Mail dürfen keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten sein, diese dürfen ausschließlich in der PDF-Rechnung bzw. Anlage selbst enthalten sein.
    Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden die Dateianhänge (Rechnung und Anlagen der Rechnung) bearbeitet. D.h., der Begleittext der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
  • Die Größe der E-Mail darf maximal 5 MB betragen.

Senden Sie uns E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen, sparen Sie Portokosten, agieren Sie nachhaltiger und profitieren Sie von kürzeren Bearbeitungszeiten aufgrund wegfallender Postwege.

Die E-Mail-Adresse Rechnungen@Hohenlohekreis.de ist ausschließlich für Rechnungen vorgesehen. Sonstige Korrespondenzen werden gelöscht und nicht weiterverarbeitet. Bitte senden Sie deshalb keine:

  • Zahlungserinnerungen,
  • Mahnungen,
  • Kundeninformationen,
  • Überweisungsträger oder
  • sonstige Geschäftsschreiben

an das zentrale Rechnungsstellen-Postfach.

Um Dopplungen zu vermeiden, bitten wir Sie, jede Rechnung nur einmal an den zentralen Rechnungseingang zu senden.

Ab dem 01.01.2027 behalten wir uns vor, Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine eRechnung im strukturierten Format entsprechen bzw. die folgenden Anforderungen nicht erfüllen, zurückzuweisen. Sie gelten in diesem Fall als nicht zugegangen.

Wir bitten um entsprechende Anpassung Ihrer Rechnungsprozesse und danken für die künftige Beachtung dieser Vorgaben.

Kontakt

Bei Fragen zur eRechnung dürfen Sie sich gerne an Kreiskasse@Hohenlohekreis.de wenden.


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